How to Set up Email

How to Set up Email

メールの設定方法


メールの設定方法が今ひとつわからず抵抗がある人に、設定前の準備や考え方のヒントをまとめてみます。

≫ 始めにメールアドレスの整理

[ メールアドレスを書き出してみる ]
キャリアメールやプロバイダから配られるメールアドレス、Gmailなど普通にネットに触っていればたくさんのメールアドレスを持っているはずです。これから作るものも含め、メールアドレスを全て書き出してみます。次にそれらを送受信する端末を書き出します。パソコンだけでなくスマホやタブレット、会社など、どの端末でどのように送受信するかを全て線で結びます。

[ 転送で手間を減らす ]
仮にAとBという二つのメールアドレスがある場合、パソコンとスマホの2つの端末で送受信するには計4回の設定が必要になります。設定自体は始めの一回だけなので手間ではないのですが、通信は日々見えないところでそれだけの回数必要になります。もしBをあまり使わないという場合は、届いたメールをAに転送しておくと、送受信はAだけで済み端末の通信を最小限にできます。ただ転送するということはほぼ受信専用になるという点に注意。そのメールアドレスからの送信が必要な場合は、メールソフトではなくWedメールを利用します。そうして書き出した「メールの設計図」、通り道に間違いや不便な点がないかよく確認します。

[ おすすめの設計 ]
・メインのメールアドレスを一つに決める
・キャリアメールは利用しない
・ショップサイト用に第二のメールアドレスを一つ作りメインに転送
・プロバイダのメールもメインに転送
・端末での設定はメインのメールアドレスのみ

説明:キャリアメールはいろいろな問題があるのでSMSやLINE、メインのメールアドレスに移行します。ショップサイト向けはメールマガジンの受信用にもなるので、いつでも変更できるようにしておきます。プロバイダもいつ変更するかわからないので、使用せず受信用に。

≫ メールサーバでの設定

メールサーバというのは自分のパソコンではなく、遠く離れた場所にあります。
プロバイダやホスティングサーバ、Gmailなどブラウザ画面から設定します。転送設定設計図通りに転送の設定をします。
これは「転送する側」のサーバで設定します。転送される側では設定は必要ありません。

転送後、そのメールを残すかどうかは、そのサーバの容量や仕様次第。1GB以上あれば残してもしばらくは大丈夫。
ただいっぱいになると受信拒否するサーバもあるので注意。受信方法の確認そのサーバへメールを取りに行く(受信する)際のアクセス方法「POP」と「IMAP」のどちらが使えるかを確認します。端末が複数ある場合はIMAPがおすすめ。

Gmailの場合、設定画面の中で「IMAP」が有効になっているか確認。ウィルスメールウィルスメールの削除機能があればONにします。迷惑メール迷惑メールフィルタは通常「削除」「迷惑メールフォルダ行き」「特に何もしない」という設定がありますが、大切なメールを迷惑メールとされる場合もあるので「何もしない」が正解。

≫ 端末の設定

次に手元にある端末側、メールソフト(アプリ)の設定です。
ここでメールの基本的な仕組みについて。
メールの送信と受信は別の仕組みです。ちょうど「郵便ポスト」と「郵便受け」に似ています。

受信「郵便受け」=POP or IMAP / 送信「ポスト」=SMTP

設定の案内に「SMTPサーバ:mail.example.com」などと書かれていれば、それが「ポスト」の名前です。

メールの場合、送信と受信それぞれに認証という工程(ユーザー名とパスワードの入力)が必要です。
ネット上では郵便受けだけでなくポストにも鍵がかかっています。

≫ 端末のメールソフトの設定を行う

通常一つのメールアドレスを設定するために、下記のような情報が配られます。

メールアドレス:abc@example.com
メールアカウント:abc = 郵便受けやポストを開ける鍵
パスワード:abc1234 = 郵便受けやポストを開ける鍵
POP3(受信)サーバ:pop.example.com = 郵便受け1
IMAP(受信)サーバ:imap.example.com = 郵便受け2
SMTP(送信)サーバ:smtp.example.com = 郵便ポスト

メールソフトの環境設定にこれらを入力します。
メールソフトによって設定方法や言葉が異なるので、ポストと郵便受けをイメージしながら設定します。

[ 暗号化について ]
可能であれば、送信・受信ともに必ず暗号化します。最近は当たり前になっているのでメールソフトが勝手に暗号化しますが、自ら設定が必要な場合は下記の点に注意します。

・SSL接続を選ぶ(チェックを入れる)
・ポート番号の入力(POP:995、IMAP:993、SMTP:465 or 587)
・送信、受信ともにユーザー名とパスワードを入力

独自ドメインのメールアドレスの場合は、少し特殊なのでホスティングサーバのマニュアルの中でメールの暗号化について確認してください。

≫ 動作を確認して終了

初めに作った設計図の通り、メールが送受信できるか一通り確認します。

・送信する際、From(自分が誰か)に注意
・自分宛てにメールを送ると送受信が一度に確認できます
・全ての転送ができているか
・端末毎に全て確認

これでメールの設定は完了。